contabilidad

Es un Servicio que responde a las necesidades de las empresas o negocios que ya forman parte de nuestra cartera de clientes y que necesitan controlar la ejecución de los gastos asociados a determinada categoría de gasto, proyecto, área de trabajo, departamento, trabajador, etc.


Consiste en un sitio web personalizado para aquellos que lo soliciten, al que podrán acceder los empleados para adjuntar las facturas o CFDI´s (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) de gastos que les hayan emitido a nombre de la empresa.


Su uso propicia el acceso a las facturas electrónicas que le hayan emitido por medio de sus empleados, sin tener que realizar inversiones en equipamiento, infraestructura, ni licencias de software. También mejora la operatividad de su empresa al agilizar el proceso de recepción y gestión de facturas, lo cual le permite dedicar más tiempo a sus procesos claves y orientar sus recursos hacia su actividad principal.


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Se requiere ser Cliente de MYSuite.

Nuestros clientes pueden solicitar el servicio y tanto la personalización como la puesta a punto de la aplicación, es sencilla y rápida.

Como parte de la personalización, el cliente deberá enviar las imágenes en formato “.jpg” del header (encabezado) y del footer (pie de página); así como requisitar toda la información que se le solicite mediante el archivo “Solicitud de Requerimientos”.

Teniendo presente que se adquiere en la modalidad postpago, mensualmente se facturará el servicio recurrente.

  • Se sustenta en un servicio de recepción y verificación de los comprobantes; por lo que el receptor de las facturas debe ser Cliente MYSuite.

  • Los actores del proceso son los empleados de la empresa y el usuario administrador o supervisor designado por ésta. (Puede designarse más de un usuario administrador).

  • El acceso al portal es a través de internet, requiriendo para ello que el empleado cuente con una computadora o dispositivo con conexión y un navegador web instalado, a la hora de subir el archivo XML de la factura al sitio.

  • De igual forma, el o los administradores también deberán contar con una computadora o dispositivo con acceso a internet.

  • MYSuite lleva a cabo el desarrollo, implementación y mantenimiento de la aplicación.

  • El empleado, además de cargar el archivo XML de la factura, deberá completar la información adicional que defina la empresa.

  • El portal contará con cinco campos predeterminados: Monto, Folio Fiscal, Fecha de emisión, Nombre o Razón Social del emisor, y RFC del emisor.

  • Adicionalmente, el cliente receptor tendrá la opción de determinar otros campos adicionales (cinco como máximo), de acuerdo a sus necesidades o requerimientos de control y gestión; de los deberá definir sus etiquetas (o denominación), su tipo y obligatoriedad.

Entre los datos que el receptor puede requerir están, por ejemplo: Nombre, clave o número del empleado; área o departamento; dependencia; nombre o número del proyecto; fecha real de ejecución del gasto; entre otros.

  • El o los administradores o supervisores designados, podrán acceder a los documentos que los empleados hayan subido, conectándose al Portal de Gastos para gestionarlos mediante filtros predefinidos y otros adicionales, que estarán en correspondencia con los campos que se hayan determinado de acuerdo a lo detallado en el punto anterior; teniendo la opción de visualizarlos, descargarlos, resguardarlos y reenviarlos por mail.

Ello hace que la gestión de los documentos se realice de una manera dinámica.

  • Los CFDI’s subidos por los empleados podrán descargarse en formato XML y PDF.

  • Los reportes obtenidos, correspondientes a la información filtrada, pueden exportarse a Excel.

  • El empleado se conecta al portal sin requerir autenticación.

  • La autenticación del o los administradores o supervisores al portal será mediante “Usuario” y “Contraseña”, establecidas conforme a los requerimientos o definiciones del receptor (Cliente MYSuite).

  • El almacenamiento de la información se realiza en los servidores de MYSuite.

Los clientes que reciban gran volumen de comprobantes de gastos y que cuenten con un Sistema Administrativo o ERP, pueden realizar también la gestión a través de un Web service (Servicio web), requiriendo para ello realizar una integración sencilla con MYSuite.

  • Los empleados podrán subir cualquier comprobante (CFDI) que les hayan generado.

  • La aplicación estará respaldada por las características de seguridad y alta disponibilidad de la plataforma MYSuite.

  • Disminución del riesgo de interrupción de procesos.

  • Control efectivo de ejecución de gastos, mediante reportes de gestión.

  • Incluimos Atención a Clientes a través de nuestro portal, vía telefónica, correo electrónico y por chat.

Nos complacerá atenderlo en el sitio: http://soporte.mysuitemex.com; los teléfonos: (55) 1208 4930, (55) 1208 4940, (01) (800) 557 8483 en la extensión 500; y en las direcciones de correo: soporte@mysuitemex.com o atencion_a_clientes@mysuitemex.com

  • Garantizamos la seguridad y protección en el almacenamiento y gestión de la información.

  • Incluimos el Mantenimiento y Actualizaciones Automáticas por cambios de versiones.